《現(xiàn)代秘書實務（第五版）/高等院校秘書學專業(yè)精品系列教材》一方面力圖從學科的角度廓清秘書實務的一些基本范疇和概念，將其與一般的秘書學理論（如秘書學概論）書籍區(qū)別開來；另一方面則努力從橫、縱兩個向度上提升秘書實務的內涵，使之成為一本實用性和規(guī)范性較強的教材。
《現(xiàn)代秘書實務（第五版）/高等院校秘書學專業(yè)精品系列教材》緊緊圍繞秘書實際工作的需要，講述了文書寫作、文書處理、會議準備、會議服務、安排領導活動、接待工作、信訪督查工作、危機管理、辦公室日常事務等工作的方法和相關規(guī)定。《現(xiàn)代秘書實務（第五版）/高等院校秘書學專業(yè)精品系列教材》吸收了秘書實務研究中的新成果，引用國家新頒布的相關規(guī)范，體現(xiàn)出了科學、規(guī)范、實用的特點。全書文字簡潔流暢，配有大量實例、圖表，淺顯易懂、清晰易讀，便于學生和從業(yè)人員學習掌握。通過學習《現(xiàn)代秘書實務（第五版）/高等院校秘書學專業(yè)精品系列教材》，可以有效提高秘書人員的實際工作能力，適應新世紀秘書工作發(fā)展的需要。
從上世紀80年代我國第一批秘書學專著問世算起，秘書學在我國已經走過了近1/4世紀的歷程。秘書學的發(fā)展見證了我國改革開放的歷史，改革開放又不斷促進秘書學的成熟與完善。秘書實務就是為適應改革開放的需要而產生和發(fā)展起來的一門秘書學的分支學科。
然而長期以來，“秘書實務”一詞并沒有被完全當成學科的名詞而使用，有些書籍冠以“秘書實務”，卻未作學科界定，以至秘書實務常常成為推銷書籍的一種包裝名稱。
強調秘書實務的學科性，有助于大大拓展秘書實務研究的深度和廣度。眾所周知，秘書學是一門研究秘書活動規(guī)律的學問，而秘書活動的根本職能是輔助領導實施管理，由此可見，秘書學歸根到底是一門輔助管理的學問。秘書實務作為秘書學的分支學科，在輔助管理的范疇之內，研究空間極為廣闊。同時，由于秘書實務具有很強的實踐性和應用性，其研究的具體領域和具體內容應當隨著秘書工作實踐的發(fā)展而不斷地深入。
基于上述認識，本書一方面力圖從學科的角度廓清秘書實務的一些基本范疇和概念，將其與一般的秘書學理論（如秘書學概論）書籍區(qū)別開來；另一方面則努力從橫、縱兩個向度上提升秘書實務的內涵，使之成為一本實用性和規(guī)范性較強的教材。本書不僅吸收了秘書實務研究的一些最新成果，而且還引用了國家最新頒布的有關規(guī)范，如國務院2005年1月5日發(fā)布的《信訪條例》、國務院辦公廳2003年9月21日修訂頒布的《電子公文傳輸管理辦法》、國家檔案局2003年7月28日發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》等。秘書專業(yè)的學生以及秘書工作者通過本教材的學習和訓練，可以基本上掌握秘書實務的知識點和操作技能，從而能夠適應新世紀秘書工作的需要和發(fā)展。
由于秘書實務的具體研究領域十分廣泛，加之編寫時間較為倉促，書中難免存在疏漏和錯誤，在此，誠懇希望廣大讀者和秘書學專家提出寶貴意見。
向國敏
2005年5月于華東師大
《現(xiàn)代秘書實務（第五版）/高等院校秘書學專業(yè)精品系列教材》：
二、秘書實務的特點
秘書實務的性質決定了秘書實務具有以下特點：
（一）綜合性
1.范圍廣泛。秘書實務所涉及的范圍是根據(jù)領導工作的范圍確定的，也就是說，凡是領導職權范圍所涉及的工作皆屬秘書實務的服務領域。當然，秘書部門不是職能部門，不會具體執(zhí)行機關的業(yè)務職能，但卻在所有業(yè)務職能的信息傳遞、落實執(zhí)行、監(jiān)督檢查、協(xié)調反饋等方面扮演了特定的角色，發(fā)揮了重要的作用。
2.形式多樣。秘書實務的具體手段、方式可謂豐富多樣，打字印刷、電話傳真、接待擋駕、文字擬稿、文書管理、信訪處理、組織會議、安排活動、對內服務、對外聯(lián)絡等，不一而足。這就要求秘書人員具備寬闊的知識面，掌握多種工作技能，成為秘書實務的多面手。
3.相互交織。秘書實務的各項內容雖然具有各自特點和表現(xiàn)形式，但并不是相互割裂的，在實踐中，常常是你中有我，我中有你，彼此聯(lián)系，相互交融。如，信訪工作是秘書實務的一項重要內容，要做好信訪工作離不開接打電話、組織會議、處理文書、督促檢查等秘書實務的支持。又如，會議組織和安排是秘書實務經常性的業(yè)務，卻同文書擬寫、物品準備、電話聯(lián)系、接待工作等實務不可分割。
（二）繁復性
秘書實務涉及范圍廣、工作頭緒多，具有繁雜、瑣碎和重復的特點，有些事情看似很小，卻經常出現(xiàn)、反復處理，很容易使人產生厭倦和煩躁情緒。秘書人員在操作實務工作時應當做到耐心、細致、周到，善于計劃統(tǒng)籌、總結經驗、摸索規(guī)律，不斷提高秘書工作的效率。
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秘書實務雖然繁雜、瑣碎，但在處理過程中，卻有較強的程序性。這些程序的種類包括：
1.自然性程序，即按工作活動的自然進展程序處理事務。一般工作的自然程序表現(xiàn)為：準備、計劃、布置、執(zhí)行、檢查、總結、評比、表彰。
2.理論性程序，即用科學的方法總結秘書實務的經驗和教訓，探索秘書實務的規(guī)律，并上升為科學理論，制定出合理的工作程序，反過來指導秘書實務。秘書實務一旦有了科學理論的指導，方向就會更加明確，效率就會顯著提高。
3.指令性程序，這里所說的指令是指領導對辦理某項事務的具體指示和要求。
4.法定性程序，即根據(jù)法律、法規(guī)和規(guī)章所規(guī)定的程序辦理事務。公文寫作、文書處理、信訪工作、保密工作、印章管理等秘書實務工作，都要嚴格按照相關的法定程序處理。
5.技術性程序，有些依賴于技術支持的秘書實務，如電話、傳真、電腦的操作，電視電話會議組織等，都有一套技術操作的程序，必須遵循。
6.經驗性程序，秘書人員在秘書實務的實踐中會積累和創(chuàng)造大量的經驗，形成符合本單位實際的工作程序，這些經驗性程序往往具有寶貴的價值。
以上程序是相互聯(lián)系的，一項具體的秘書實務往往會存在幾種程序性要求。程序性特征要求秘書人員精通業(yè)務知識，熟悉有關規(guī)定，掌握操作技能，勇于實踐探索，善于總結規(guī)律，不斷提高辦事程序的科學性。
（四）突擊性
秘書實務中經常會遇到兩種需要突擊辦理的事務：一類是計劃中需要集中辦理的事務，如各種年度大會、年終的立卷歸檔、領導重要活動的安排等；另一類是事先無法預料、無法做出計劃安排的事務，如領導臨時交辦的事項，突發(fā)性危機事件等。這兩類事務一旦出現(xiàn)和發(fā)生，秘書人員必須緊急行動，集中時間和精力投入工作，以最快的速度完成任務。
（五）潛隱性
秘書實務同其他部門的工作相比，具有潛在和隱蔽的特點，其表現(xiàn)有三個方面：
1.活動名義的假借性。秘書在操辦實務過程中，需要經常同其他部門或其他機關聯(lián)系和交往。但這些聯(lián)系和交往只有在領導的名義下進行，或者說對外代表領導時，才具有法律或行政上的效力。
2.活動過程的幕后性。秘書實務絕大多數(shù)是在幕后進行的，其活動的內容和過程很少為公眾所了解，也不可能成為新聞追蹤的對象。
3.勞動成果的利他性。秘書是為領導服務的，秘書實務是領導工作的基本保證。然而，秘書實務的成果卻最終要轉化為領導工作的成果，或者被領導工作的成果所涵蓋。在領導工作的全部成果中，凝聚著秘書人員的智慧和心血。秘書實務的全部成果最終只能以領導的名義公之于世，秘書個人無任何署名權。
充分認識秘書實務的潛隱性特點，對于加強秘書人員的修養(yǎng)具有重要意義。它要求秘書人員時時處處擺正與領導的關系，不計較個人的名利得失，善于謙讓，樂為人梯，甘當幕后英雄。
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